Platforma Mecanismului de Avertizare Timpurie în Educație (https://edu.mate.ro) include, la secțiunea Resurse, documente utile în implementarea proiectelor PNRAS, inclusiv modele de planuri de servicii educaționale.

Conform metodologiei MATE, reglementată prin Ordinul 6000/2021, după evaluarea factorilor de risc și completarea datelor în modulul MATE din SIIIR se realizează Planurile de servicii educaționale. Acest tip de plan se completează pentru fiecare elev în parte identificat în situație de risc (să aibă cel puțin un indicator/factor de risc identificat în Fișa de Observare MATE) și cuprinde atât activități dedicate elevului respectiv (de exemplu, activități remediale, sesiuni de consiliere și orientare școlară, consiliere și/sau educație parentală), cât și informații despre resursele utilizate/actorii implicați din comunitate (de exemplu, mediator școlar/sanitar, asistent social, voluntari, ONG-uri etc).

Indicatorii se evaluează la finalul proiectului. A se consulta Instrucțiunea cu privire la diminuarea finanțării în cazul nerealizării indicatorilor.

Pentru ofertanții/contractanții ai căror acționari sunt persoane fizice sau persoane juridice înregistrate pe teritoriul României, se va depune un extras ONRC. Pentru ofertanții/contractanții de tipul asociațiilor și fundațiilor, se colectează de la aceștia un extras de la Ministerul Justiției (Registrul Național ONG) privind beneficiarii reali ai asociației/fundației. Cele de mai sus sunt reglementate prin art. 3, alin. 1 din Instrucțiunea nr. 6, revizia 2, din data de 07.06.2023, referitoare la obținerea unor date și informații privind verificarea ex-ante a beneficiarului real al destinatarului fondurilor din cadrul PNRR, emisă de MIPE. Până la data de 07.06.2023, se utilizează Declarația tip ce poate fi accesată la: https://www.onrc.ro/index.php/ro/mentiuni/persoane-juridice/inregistrarea-datelor-din-declaratia-privind-beneficiarul-real

Planul achizițiilor proiectului poate fi completat/modificat/actualizat ori de câte ori este necesar, în spiritul prevederilor art. 14, alin. 2 din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare. Exemple de situații în care se actualizează planul achizițiilor proiectului: modificări ale perioadei de începere/finalizare a achizițiilor, modificări ale liniilor bugetare, economii față de valoarea estimată ce rezultă prin atribuirea contractelor etc.

Ghidul Solicitantului nu prevede bareme cu privire la organizarea de cursuri în afara localității, însă întotdeauna se va avea în vedere încadrarea fiecărei achiziții în parte în bugetul alocat al proiectului.

Pentru rezolvarea unei astfel de situații, beneficiarul poate opta pentru una dintre următoarele soluții: 1. Beneficiarul poate suplimenta linia bugetară prin Notificare, prin realocare de sume de la alte linii bugetare (cheltuieli) dacă acolo există disponibilitatea (economii), cu respectarea limitelor de încadrare. 2. Dacă prin suplimentarea descrisă la pct. 1 se depășește plafonul de 25% pentru digitalizare, beneficiarul poate reduce numărul de echipamente pentru a se încadra în bugetul existent și/sau poate reduce nivelul specificațiilor tehnice pentru a putea încadra mai multe echipamente în bugetul existent. Indiferent pentru care dintre soluțiile menționate anterior va opta, beneficiarul va avea în vedere respectarea prevederilor Ordinului ministrului educației nr. 3.677 din 14 februarie 2023 privind modificarea Ordinului ministrului educației nr. 3.497/2022 pentru aprobarea standardelor de echipare a unităților de învățământ preuniversitar cu echipamente tehnologice.

Nu se consideră dublă finanțare dacă beneficiarii produselor respective sunt diferiți. În acest sens este necesară documentarea temeinică a achizițiilor încă din faza de stabilire a necesității. De asemenea, se consideră dublă finanțare si cazurile in care activitățile pentru care echipamentele sunt folosite, sunt aceleași (aceleași echipamente pentru aceleași activități) Exemplu de dublă finanțare: Un beneficiar final care primește finanțare în temeiul PNRAS și care primește și sprijin pentru aceleași 9costuri dintr-un alt fond UE (o persoană primește de două ori aceeași subvenție pentru aceeași acțiune).

Art. 17, alin. 3 din HG nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice, cu modificările și completările ulterioare precizează că „În cazul în care autoritatea contractantă implementează proiecte finanțate din fonduri nerambursabile și/sau având ca obiect cercetarea-dezvoltarea, prevederile prezentului articol (stabilirea valorii estimate) se aplică prin raportare la durata contractului de finanțare/proiectului”. Astfel, unitatea de învățământ beneficiară de grant, în calitate de Autoritate Contractantă, stabilește procedura de achiziție luând în considerare că perioada de implementare a proiectului este de 3 ani. Pe parcursul perioadei de implementare a proiectului, beneficiarul, în calitate de Autoritate Contractantă, poate încheia mai multe contracte de achiziție publică sau lansa mai multe comenzi cu același obiect sau cu obiect similar, cu condiția respectării prevederilor de mai sus. De exemplu: în planul de achiziții al proiectului, beneficiarul a prevăzut ca în fiecare an de implementare să organizeze câte o tabără tematică, în total 3 tabere, valoarea estimată a fiecărei tabere fiind de 85,000 lei fără TVA, iar valoarea estimată a tuturor celor 3 tabere fiind de 255.000,00 lei fără TVA. În această situație, beneficiarul va contracta servicii de organizare tabere utilizând metoda 1 din Ghidul Beneficiarului (aplică prevederile art. 7, alin. 7, lit. a, care precizează că „În cazul achiziției directe, Autoritatea Contractantă are obligația de a utiliza catalogul electronic pus la dispoziție de SEAP sau de a publica un anunț într-o secțiune dedicată a website-ului propriu sau al SEAP, însoțit de descrierea produselor, serviciilor sau a lucrărilor care urmează a fi achiziționate, pentru achizițiile a căror valoare estimată este mai mare de 200.000 lei, fără TVA, pentru produse şi servicii, respectiv 560.000 lei, fără TVA, pentru lucrări).

Reprezentantul legal poate fi și manager de proiect PNRAS. Conform prevederilor Ghidului Beneficiarului, membrii echipei de management (manager de proiect, responsabil financiar, responsabil achiziții) nu sunt remunerați pentru activitatea desfășurată (cheltuielile asociate managementului de proiect nu sunt eligibile), prin urmare aceștia nu întocmesc documente de raportare care să necesite avizare/aprobare din partea reprezentantului legal al unității de învățământ și care să constituie, ulterior, baza plății salariale. În acest context, reprezentantul legal poate fi și manager de proiect PNRAS. Precizăm că art. 10 din contractul de finanțare prevede obligația părților de a întreprinde ”toate diligențele necesare pentru a evita orice conflict de interese sau incompatibilitate”.

Directorul, care este și reprezentant legal, poate fi membru în echipa de implementare, respectiv poate desfășura, de exemplu, activități remediale în cadrul proiectului cu condiția evitării situațiilor care pot genera conflicte de interese și respectării prevederilor Codului Muncii și ale Legii educației cu privire la normă, responsabilitățile și atribuțiile postului pe care îl ocupă în proiect și care trebuie să se regăsească în fișa de post etc. În situația în care reprezentantul legal este și membru al echipei de implementare, documentele de raportare întocmite de acesta trebuie avizate/aprobate de către o altă persoană cu atribuții în acest sens (de exemplu, un director adjunct). Precizăm că pentru a avea calitatea de expert în echipa de implementare, persoana respectivă trebuie să participe la procesul de selecție și angajare conform procedurii interne. De asemenea, precizăm că art. 10 din contractul de finanțare prevede obligația părților de a întreprinde „toate diligențele necesare pentru a evita orice conflict de interese sau incompatibilitate”.

Pe parcursului derulării unei achiziții, există două situații în care se verifică îndeplinirea specificațiilor tehnice: Situația nr. 1: momentul evaluării ofertelor tehnice. Dacă unitatea de învățământ se află în faza de evaluare a ofertelor, atunci oferta este declarată conformă dacă îndeplinește specificațiile tehnice minime solicitate. În caz contrar, oferta este respinsă ca neconformă. Situația nr. 2: momentul recepției produselor achiziționate. În această situație, principala obligație a furnizorului este de a „furniza produsele la standardele și performanțele prezentate în oferta sa” așa cum rezultă din art. 6, lit. a) din modelul de contract de furnizare produse, Anexa nr. 16 la Ghidul Beneficiarului. Dacă, în această situație, comisia de recepție constată că produsele livrate nu îndeplinesc specificațiile tehnice din contract, acestea nu se recepționează. În acest caz, va aplica prevederile art. 9, lit. e) din modelul de contract de furnizare produse, Anexa nr. 16 la Ghidul Beneficiarului, conform căruia „Dacă vreunul din produsele inspectate sau testate nu corespunde specificațiilor, achizitorul are dreptul să îl respingă, iar furnizorul are obligația, fără a modifica prețul contractului, de a înlocui produsele refuzate”.

În cazul în care unitatea de învățământ beneficiară de grant nu are resurse umane suficiente, inclusiv din punct de vedere al calificării, un membru al echipei de management, de exemplu, persoana desemnată ca responsabil achiziții în cadrul proiectului poate desfășura activități specifice reducerii abandonului școlar dacă întrunește mai multe condiții cumulativ: persoana respectivă are pregătirea necesară desfășurării activității respective; activitatea respectivă este prevăzută în proiect; sunt respectați pașii procesului de selecție și angajare conform procedurii interne, precum și prevederile Codului Muncii și ale Legii educației cu privire la normă, responsabilitățile și atribuțiile postului pe îl ocupă în cadrul proiectului și care trebuie să reiasă din fișa de post etc. De asemenea, precizăm că art. 10 din contractul de finanțare prevede obligația părților de a întreprinde „toate diligențele necesare pentru a evita orice conflict de interese sau incompatibilitate”.

Pentru selecția profesorilor din cadrul unității de învățământ beneficiare de grant PNRAS, care urmează să desfășoare activitățile din proiect, se aplică pașii legali de selecție și angajare din procedura internă.

Activitățile MATE, inclusiv activitatea de înregistrare a chestionarelor SASAT, sunt activități eligibile conform Ghidul Solicitantului și sunt remunerabile dacă au fost prevăzute în buget.