Pe parcursului derulării unei achiziții, există două situații în care se verifică îndeplinirea specificațiilor tehnice:
Situația nr. 1: momentul evaluării ofertelor tehnice. Dacă unitatea de învățământ se află în faza de evaluare a ofertelor, atunci oferta este declarată conformă dacă îndeplinește specificațiile tehnice minime solicitate. În caz contrar, oferta este respinsă ca neconformă.
Situația nr. 2: momentul recepției produselor achiziționate. În această situație, principala obligație a furnizorului este de a „furniza produsele la standardele și performanțele prezentate în oferta sa” așa cum rezultă din art. 6, lit. a) din modelul de contract de furnizare produse, Anexa nr. 16 la Ghidul Beneficiarului. Dacă, în această situație, comisia de recepție constată că produsele livrate nu îndeplinesc specificațiile tehnice din contract, acestea nu se recepționează. În acest caz, va aplica prevederile art. 9, lit. e) din modelul de contract de furnizare produse, Anexa nr. 16 la Ghidul Beneficiarului, conform căruia „Dacă vreunul din produsele inspectate sau testate nu corespunde specificațiilor, achizitorul are dreptul să îl respingă, iar furnizorul are obligația, fără a modifica prețul contractului, de a înlocui produsele refuzate”.